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Excel et Access

Excel n’est pas adapté à la manipulation de très gros volumes de données, qui sont le domaine privilégié des bases de données.

Cela se traduit en particulier, par une dégradation des performances en matière de vitesse, quand les classeurs Excel comportent trop de données et/ou de formules : il y a quelques années, j’ai développé une application pour un groupe d’hôtels en Allemagne. Des données détaillées (principalement les éléments de facturation en hôtellerie et en restauration, el les horaires de présence de chaque salarié) étaient saisies chaque jour. De nombreux traitements étaient ensuite effectués en aval (suivi budgétaire, analyse des temps, ...). Tout se passait très bien la plus grande partie de l’année, mais pour les hôtels les plus importants, la durée des traitements s’allongeait démesurément les derniers mois de l’année : ce qui prenait normalement 1 minute pouvait en nécessiter 5, voire plus en novembre ou décembre.

C’est pourquoi, il peut être nécessaire de faire appel à un outil spécialisé (4D, Filemaker, Oracle, Access...) pour stocker les données. Parmi ces logiciels, Access présente la particularité d’utiliser également VBA.

Certains objecteront qu’il est possible de développer de véritables applications avec une base de données, et que lorsque les volumes à traiter sont importants, l’emploi d’un tableur est superflu.

Toutefois combiner les 2 présente de nombreux avantages :

Dans la plupart des services comptables ou des relations humaines, les salariés sont en général bien plus à l’aise avec un tableur qu’avec une base de données.

A partir du moment où on conserve des tableaux Excel avec des données synthétiques, même si l’application est protégée par un mot de passe, il est possible de les récupérer par un simple Copier-Coller dans un autre classeur pour faire des traitements complémentaires : comparaison entre établissements, évolution sur plusieurs années (ou trimestres), …, sans qu’il soit nécessaire de faire appel au développeur pour les mettre en place.

Le stockage des données dans une base évite les ralentissements liés aux volumes trop importants pour Excel, et permet en outre l’édition d’états reposant sur des requêtes complexes, pour lesquels un tableur est bien moins adapté.